27. Norddeutscher Kirchenarchivtag am 11. und 12. September 2017 in Hofgeismar

Am 11. und 12. September 2017 fand in Hofgeismar der 27. Norddeutsche Kirchenarchivtag statt. 39 teilnehmende Archivarinnen und Archivare aus 24 evangelischen und zwei katholischen Archiven diskutierten drängende Fragestellungen der archivischen Praxis. Wie kann ein angemessener Einsatz interaktiver Medien in kleineren Archiven aussehen? Welche Rolle kann und muss ein Archiv im Rahmen der Einführung eines Document Management Systems (DMS) spielen und welche kann es nicht leisten? Welche konkreten Strategien könnten erfolgversprechend sein in Zeiten, in denen einige Archive bereits so zusammengespart sind, dass sie ihren Auftrag, obwohl er in Archivgesetzen niedergelegt ist, nicht mehr komplett erfüllen können? Ein breit angelegter Workshop suchte nach Lösungsansätzen und praktikablen Wegen in eine Zukunft mit Archiven.

Workshop

Abb.: Workshop „Strategie konkret“ in fünf Themengruppen im Synodalsaal Hofgeismar (Foto: Ralf Gerstheimer)

Und in Hofgeismar wurde eine echte Premiere geboten. Archion2, der deutschsprachige Video-Clip der Kirchenbuchportal GmbH, der in Kooperation mit der Trickfilmklasse der Kunsthochschule Kassel entstanden ist, wurde erstmalig öffentlich aufgeführt:

Der Video-Clip zeigt in einer 90 Sekunden-Geschichte die Möglichkeiten des Portals www.archion.de auf. Das englischsprachige Pendant wurde bereits vor einigen Wochen, rechtzeitig zur International Germanic Genealogy Conference (IGGC), einer Internationalen Tagung für deutsche Genealogie in Minneapolis vom 28. bis 30. Juli 2017, auf Youtube präsentiert: https://www.youtube.com/watch?v=j5OGmOU58EE&t=7s (bisher 1.300mal aufgerufen).

In diesem Jahr wurde in Hofgeismar zum dritten Mal ein Kirchenarchivtag ausgerichtet. Die Gesamtleitung hatte die Leiterin des Landeskirchlichen Archivs Kassel, Bettina Wischhöfer. Vor zwanzig Jahren (1997) fand der 6. Süddeutsche Kirchenarchivtag in Hofgeismar statt und 2002 der 12. Norddeutsche Kirchenarchivtag.

Von der Elektronischen Akte zum Digitalen Archiv

VkA_KS3Kleine Schriften 3

Jetzt veröffentlicht wurden die Empfehlungen des Verbandes kirchlicher Archive „Von der Elektronischen Akte zum Digitalen Archiv„.

Der als Band 3 in der Reihe „Kleine Schriften“ des Verbandes publizierte und hier zum Download hinterlegte Text geht zurück auf einen Vortrag von Udo Wennemuth auf dem Kirchenarchivtag in Berlin am 26. Mai 2014. In einer Arbeitsgruppe, bestehend aus Holger Bogs (Darmstadt), Wolfgang Krogel (Berlin), Kerstin Stockhecke (Bielefeld) und Udo Wennemuth (Karlsruhe), wurde der Text diskutiert und mit Ergänzungen und Erklärungen versehen.

Download: VkA_KS3

Info:
Von der Elektronischen Akte zum Digitalen Archiv. Empfehlungen des Verbandes kirchlicher Archive (Kleine Schriften; 3)
Udo Wennemuth, Holger Bogs, Wolfgang Krogel, Kerstin Stockhecke
Pforzheim 2015
ISBN: 978-3-937564-02-6

Bezugsadresse:
Landeskirchliches Archiv, Postfach 2269, 76010 Karlsruhe
archiv@ekiba.de

Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

Positionspapier des Verbands Kirchlicher Archive in der EKD

Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

Der gesetzliche Auftrag der Archive ist die dauerhafte Verwahrung und Verfügbarmachung von Unterlagen (z.B. Akten), die  im kirchlichen und diakonischen Verwaltungs- und Rechtshandeln entstanden sind und zukünftig entstehen.  Das ist unabhängig davon, ob die Unterlagen auf analogem oder elektronischem Wege entstehen. Dafür haben die Archive den Auftrag und die Kompetenz.

Der Bund hat mit der Verabschiedung des Gesetzes zum E-Government vom 1.8.2013 den Weg zur elektronischen Verwaltung beschritten. Wegen der darin enthaltenen Verfahrens- und Zeitvorgaben sind die EKD, ihre Gliedkirchen und die Diakonischen Einrichtungen gehalten, den Anschluss nicht zu verlieren.

Wir sehen die EKD in der Verantwortung, für sich und für alle Ebenen der Verwaltungen in Kirche und Diakonie entsprechende Empfehlungen für die Einführung von Dokumentenmanagementsystemen und digitaler Archive zu erarbeiten. Eine nachhaltige Archivierung ist nur auf der Grundlage eines komplexen DM-Systems möglich.

Die Einführung der DMS ist keine primär technische Aufgabe, sondern eine klassische Organisationsaufgabe. Die Prozesse und Ziele des gesamten Verwaltungshandelns müssen vor der Anschaffung eines DMS in einem Pflichtenheft klar beschrieben sein. Das DMS dient der Umsetzung dieser Prozesse und Ziele. Daher müssen die unterschiedlichen Bereiche der Verwaltung, die an diesen Prozessen teilhaben mit Einschluss des Archivs von Anfang an einbezogen werden. Alle im DMS verwalteten elektronischen Dokumente, Vorgänge und Akten unterliegen einem Lebenszyklus, an dessen Ende das digitale Archiv steht.

Das Archiv muss in der Lage sein, auch im Hinblick auf elektronische Unterlagen seinen gesetzlichen Auftrag zu erfüllen.

Daher schlagen wir der EKD vor, eine fachübergreifende Arbeitsgemeinschaft zur Frage der Einführung von DM-Systemen und des Umgangs mit elektronischer Archivierung einzurichten, in der die verschiedenen damit befassten Verwaltungsbereiche repräsentiert sind, vor allem Organisation, IT, Schriftgutverwaltung, Archivwesen. Diese AG sollte ein allgemeines Lasten- und Pflichtenheft/ Musterpflichtenheft für die Einführung von DM-Systemen schaffen, das die entsprechenden Verfahren und Normen des Bundes aufnimmt und in die Form einer EKD-Richtlinie bringt.

(10.11.2014)

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