Strategiepapier 2016

Ziele der Arbeitsgemeinschaft der Archive und Bibliotheken in der evangelischen Kirche *

A. Kirchlicher Auftrag

Die evangelische Kirche ist eine Kirche des Wortes. Bei der Verbreitung und Überlieferung des gesprochenen und geschriebenen Wortes kommt den kirchlichen Bibliotheken und Archiven besondere Bedeutung zu. Somit nehmen sie teil am kirchlichen Handeln.

Kirchliche Archive haben den Auftrag, die schriftlichen Manifestationen des kirchlichen Lebens dauerhaft zu verwahren, zu erschließen und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Dabei handeln sie im Bereich der verfassten Kirche auf kirchengesetzlicher Grundlage. Sie erzeugen Rechtssicherheit und Kontinuität des Verwaltungshandelns. Durch ihren Auftrag sind sie die kompetenten Hüter der Geschichte ihrer Kirchen und kirchlichen Werke.

Kirchliche Bibliotheken sind allein in der Lage, die spezifisch kirchliche Literatur- und Informationsversorgung ihrer Träger dauerhaft zu gewährleisten. Als öffentliche Einrichtung haben sie wesentlichen Anteil am Bildungsauftrag der Kirchen. In ihren Beständen spiegeln sie den gesellschaftlichen und kulturellen Beitrag ihrer Kirchen und sind deshalb für die Erforschung der jeweiligen Kirchengeschichte unverzichtbar.

B. Medienwandel als aktuelle Herausforderung

Elektronische Medien, digitale Verwaltungsunterlagen und die Digitalisierung historischer Quellen sind gegenwärtig die zentrale fachliche, organisatorische und technische Herausforderung für Archive und Bibliotheken. Die Informationsgesellschaft erwartet von ihnen, dass sie verlässliche, schnelle und hindernisfreie Wege zu Informationen bereitstellen. Was nicht online ist, läuft Gefahr, von der Öffentlichkeit nicht wahrgenommen zu werden. Gleichzeitig besteht die Erwartung, dass der Medienwandel zu Effizienzsteigerung und Kostenersparnis führt.

Diese Herausforderungen treten zu den bisherigen Kernaufgaben hinzu. Indem sich Archive und Bibliotheken diesen Aufgaben professionell stellen, profilieren sie sich als kompetente Akteure in Schlüsselfunktionen moderner kirchlicher Verwaltung.

Archive haben den gesetzlichen Auftrag und die Kompetenz, analoge und elektronische Unterlagen, die im kirchlichen und diakonischen Verwaltungs- und Rechtshandeln entstanden sind und zukünftig entstehen, zu verwahren und dauerhaft verfügbar zu machen.

Bibliotheken kommen ihrem Auftrag der Informationsversorgung nicht nur im Bereich der gedruckten Bücher, sondern auch im Bereich der elektronischen Medien nach und schaffen die nötige technische und logistische Infrastruktur für den Online-Zugang. Sie müssen sich dabei mehr als bisher gegen Konkurrenten auf dem Informationsmarkt behaupten. Bei der Zusammenarbeit mit Anbietern elektronischer Medien stellt die Gewährleistung des verlässlichen Zugriffs und der Langzeitverfügbarkeit, insbesondere kirchlicher digitaler Publikationen, eine zentrale Herausforderung dar.

C. Strategische Ziele

1. Institutioneller Bereich

Das übergeordnete Ziel kirchlicher Archive und Bibliotheken besteht darin, angesichts des erweiterten Aufgabenspektrums in gleichbleibend hoher Qualität zu arbeiten. Entscheidende Voraussetzungen hierfür sind eine ausreichende Ausstattung mit fachlich qualifiziertem und kontinuierlich weitergebildetem Personal sowie eine entsprechende Anpassung und Ergänzung der räumlichen und technischen Ausstattung.

Der Nutzen, den eigene Archive und Bibliotheken für ihre kirchlichen Träger bieten, muss durch kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit verdeutlicht werden. Dazu zählen Dienstleistungen für die eigene Trägerinstitution, Angebote für die interessierte Öffentlichkeit und Präsenz in der Bibliotheks- und Archivlandschaft. Moderne Kommunikationsmethoden unter Einsatz aktueller Technologien sind die dafür notwendigen Werkzeuge.

Archive und Bibliotheken müssen zunehmend als Vermittler archiv- und bibliotheksspezifischer Schlüsselkompetenzen in Erscheinung treten (u.a. Kenntnis der Organisationsstruktur, Auswahlkompetenz, Recherchestrategien, Schriftkenntnis). Das Angebot von Schulungen für externe und interne Nutzerinnen und Nutzer ist dabei ein wichtiges Instrument.

Archive stellen die Erschließungsinformationen ihrer Bestände online bereit. Langfristig sollen häufig genutzte Quellen digital zur Verfügung stehen. Dazu können digitale Lesesäle oder bereits implementierte Portale genutzt werden.

Archive sind frühzeitig in den Einführungsprozess eines Dokumentenmanagementsystems einzubinden. Nur in Kooperation von Archiven mit Verwaltung, Schriftgutverwaltung und IT ist eine spätere Übernahme elektronischer Unterlagen in ein digitales und revisionssicheres Langzeitarchiv nach formulierten Anforderungen gewährleistet.

Bibliotheken garantieren eine gezielte Suche unter kompetenter fachlicher Begleitung gegenüber den oft eher zufallsorientierten Funden spontaner Suche im Internet. Sie müssen verstärkt Informations- und Medienkompetenz vermitteln, um ihre Nutzerinnen und Nutzer zu befähigen, Informationen gezielt zu finden, zu bewerten und zu nutzen.

Bibliotheken entwickeln ihr Dienstleistungsangebot weiter und dienen damit in Fragen der Fachinformation als zentrale Ansprechpartner. Sie müssen in die Entscheidungs- und Arbeitsabläufe ihrer Institutionen eingebunden werden, um individuell auf deren Bedarf zugeschnittene Fachinformationen bereitstellen zu können.

2. Personeller Bereich

Das Tätigkeitsfeld der Fachkräfte in kirchlichen Archiven und Bibliotheken hat sich im Zuge von Medienwandel und vermehrter Öffentlichkeitsarbeit wesentlich erweitert.

Diese veränderten Anforderungen können nur mit angemessener Professionalität bewältigt werden. Zur Wahrung der notwendigen fachlichen und technischen Standards dürfen daher für fachspezifische Aufgaben nur archivarisch oder bibliothekarisch ausgebildete Fachleute eingestellt werden. Das vorhandene Personal muss sich kontinuierlich weiterbilden. Hierfür sind die finanziellen Voraussetzungen und die zeitlichen Möglichkeiten zu schaffen.

Dem durch die gestiegenen Anforderungen verursachten personellen Mehrbedarf an Fachpersonal ist hinreichend Rechnung zu tragen.

Zusätzlich muss in großen kirchlichen Archiven und Bibliotheken IT-Fachpersonal für die professionelle Erledigung der wichtigen einschlägigen Aufgaben (z.B. Archivierung elektronischer Unterlagen, Speichermanagement digitaler Medien und Unterlagen) vorhanden sein.

3. Kooperation und Verbundlösungen

Bibliotheken und Archive in der evangelischen Kirche arbeiten kooperativ und in überregionalen Verbünden. Dies geschieht in dem Wissen, dass nur durch Zusammenarbeit die wachsenden Aufgaben bewältigt werden können.

Bibliotheken erweitern durch Vernetzung ihr lokales Angebot. Dabei ist der gegenseitige Zugriff verlässlich sicherzustellen. Sie betreiben den kostenlosen Innerkirchlichen Leihverkehr und pflegen kooperativ Datenbanken wie den Virtuellen Katalog Theologie und Kirche und die Predigtdatenbank für Theologie und Kirche. Deren Nutzung und Attraktivität muss gesteigert werden, etwa durch eine integrierte Bestellfunktion.

Zwei Alleinstellungsmerkmale der kirchlichen Spezialbibliotheken sind die Erschließung von Aufsatzliteratur und die in die Tiefe gehende fachliche Erschließung, die sich am kirchlichen Bedarf orientieren. Diese müssen zunehmend durch Arbeitsteilung der Bibliotheken untereinander erfolgen, damit die hohe Qualität beibehalten werden kann. So können die Zuarbeit der kirchlichen Bibliotheken zum Index Theologicus und die Erschließung von Internetquellen noch ausgeweitet werden.

Der kooperative Erwerb von E-Medien wird angestrebt. Für lizenzierte Medien soll eine zentrale Rechteverwaltung und Zugriffssteuerung aufgebaut werden.

Archive kooperieren insbesondere bei der Nutzung digitalisierten Archivgutes. Das gemeinsame Portal ARCHION, das auf innovative und wirtschaftliche Weise Zugang zu Kirchenbüchern vermittelt, soll im Umfang und hinsichtlich der präsentierten Quellenarten ausgebaut werden. Im Bereich des Open Access wird die Kooperation mit spartenübergreifenden, nationalen Portalen angestrebt.

Bei der Archivierung elektronischer Unterlagen ist die Zusammenarbeit der Archive mit den Verwaltungen und der IT, etwa bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen, unerlässlich.

Die Etablierung einer Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen wird ebenfalls nur durch Verbundlösungen auf gesamtkirchlicher oder spartenübergreifender Basis verwirklicht werden können.


* Das Vorhaben des Vorstands, ein aktuelles Strategiepapier zu erstellen, wurde von der Mitglieder­ver­sammlung der AABevK 2013 bestätigt. Die vom Vorstand eingesetzte Arbeitsgruppe (Emmerich, Häusler, Hoffmann, Meier-Biermann, Lütjen, Ruppel, Schwarz) erstellte mehrere Entwürfe unter Berücksichtigung der Rückmeldungen des Vorstands und der Verbandsleitungen. Die Endfassung der Arbeitgruppe vom 13.11.2015 wurde im Januar 2016 innerhalb der Mitgliedseinrichtungen zur Diskussion gestellt. Die eingegangenen kritischen Rückmeldungen wurden in konkrete Formulierungs­änderungen umgeformt, über die der Vorstand im April 2016 einzeln und anschließend noch einmal als Ganzes abstimmte. Die so entstandene Fassung des Papiers wurde am 9. Mai 2016 in der Mitgliederversammlung diskutiert, wobei noch einmal sechs kleinere Änderungen vorgenommen wurden. Das Papier wurde daraufhin in der hiermit vorliegenden Form von der Mitgliederversammlung einstimmig (bei zwei Enthaltungen) angenommen.

–> Download des Strategiepapiers als PDF-Datei

Ein erstes Strategiepapier war am 15. Mai 2001 in Emden von der Mitgliederversammlung der Arbeitsgemeinschaft der Archive und Bibliotheken in der evangelischen Kirche verabschiedet worden.

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