Kirchenbuchbenutzung in Zeiten von Digitalisierung und Internet

Fachtagung des Verbandes kirchlicher Archive im Kirchenamt der EKD am 25. Oktober 2006

Ein intensiver Gedankenaustausch zur Benutzung von Kirchenbüchern, besonders zu Reproduktionen, wurde in der Mailing-Liste des Verbandes kirchlicher Archive schon 2004 geführt. Die Situation in den einzelnen Gliedkirchen der EKD fragte eine vom Nordelbischen Kirchenarchiv ausgearbeitete Umfrage ab. Auch die Regionaltagung Süd in Dresden im Mai 2005 befasste sich mit diesem Komplex.
Gleichzeitig erweckten die Projekte „Edition Brühl“ und „Edition Detmold“ des Landesarchivs NRW bei Einzelnen die Befürchtung, ein ureigenes Arbeitsgebiet zu verlieren. (Es handelt sich um den Verkauf von CDs mit Kirchenbuchduplikaten und anderen Personenstandsdaten aus den Beständen der Personenstandsarchive.) Das Landeskirchliche Archiv Stuttgart, mit dem Verleih von Kirchenbuchfilmen traditionell besonders benutzerfreundlich, begann die Möglichkeiten zu erkunden, durch die Zusammenarbeit mit MyFamily.com den Informationsschatz der Kirchenbücher zu heben und gleichzeitig Personalkapazität für die Beantwortung genealogischer Anfragen einzusparen. In diesen drei und weiteren Landeskirchlichen Archiven besteht der Wunsch, die Kirchenbücher digital über das Internet nutzen zu lassen. In einigen Landeskirchen bestehen grundsätzliche Bedenken gegen dieses Vorhaben. Die Studientagung im Kirchenamt der EKD am 25. September 2006 diente der umfassenden Information zur Erleichterung der anstehenden Entscheidungen. Trotz der zeitlichen Nähe zum Deutschen Archivtag beteiligten sich 55 Juristen und Kirchenarchivare an dieser Tagung, darunter vier Leiter von Bistumsarchiven.

Herrn Jürgensen, Landeskirchliches Archiv Nürnberg, gelang es, umfassende juristische und rechtsgeschichtliche Zusammenhänge mit Fallbeispielen für die konkrete Umsetzung zu verbinden und amüsant darzustellen. Sein Vortrag „Gesetzliche Beschränkungen bei der Nutzung von Personendaten in Kirchenbüchern“ ist ein Manual für alle, die mit Kirchenbuchnutzung befasst sind. Er steht mittlerweile als PDF-Datei zum Download auf dieser Website bereit.

Herrn Dr. Fink, Landeskirchliches Archiv Stuttgart, oblag die Aufgabe, die Chancen und Risiken der Kooperation mit MyFamily.com vorzustellen. Er rückte die Frage der Kirchenbuchdigitalisierung in den größeren Zusammenhang des „open access“. Seine Präsentation „Familienforschung zwischen archivischer Dienstleistung und Kommerzialisierung. Indexierung und Digitalisierung der Kirchenbücher auf Kooperationsbasis – eine Perspektive für kirchliche Archive?“ stellte zunächst Arbeitsweise und Interessen von Familienforschern vor sowie die Angebote der kommerziellen Genealogie. Auch die Familienforschung partizipiert an der „Access-Revolution“. Die genealogisch Interessierten begreifen sich zunehmend als „E-Community“. Datenaustausch untereinander über Mailing-Listen oder über interaktive Datenbanken sind weitgehend Standard. Eines der wichtigsten Arbeitsmittel ist bislang das Portal http://www.familysearch.org der Genealogical Society of Utah. Sie verfügt mit ihren zahlreichen Tochtervereinen über die weltweit größte Bibliothek. Die Veröffentlichung der gewonnenen Stammbäume und Familiengeschichten auf eigenen Websites der Familienforscher rechnet zum E-Content.
Das Landeskirchliche Archiv Stuttgart trägt diesen Interessen u.a. durch die Bereitstellung von Kirchenbuchmikrofilmen, das Angebot des Tages der Familienforscher, eine Kirchenbuchbroschüre, die Förderung von Ortsfamilienbüchern und die Vermittlung von Benutzeranschriften Rechnung. Wichtigstes Projekt ist die Kirchengemeinde- und Kirchenbuchdatenbank. Bei archivischen Recherchen ist jedoch für die Familienforscher keine Recherche nach Namen möglich, weil eine übergreifende Indizierung fehlt.
Hier bietet Myfamily.com umfassende Möglichkeiten, allerdings im Rahmen von E-Commerce. Diese Firma versucht, kirchliche Archive zur Kooperation unter dem Motto zu gewinnen: „Turning archival databases into Goldmines.“ Im Rahmen dieser Kooperation stellt das Archiv die Kirchenbuchfilme bereit und ermöglicht einen virtuellen Lesesaal. Der Name des Archivs muss bei Veröffentlichungen genannt und ein Link zu seiner Website in das Angebot integriert werden. MyFamily übernimmt die Digitalisierung, die Indizierung (durch preisgünstige Arbeitskräfte in Asien), die gebührenpflichtige Bereitstellung im Internet, Marketing und Hosting. Herr Dr. Fink illustrierte die einzelnen Schritte durch zahlreiche Beispielfolien.
Folgende Vorteile ergäben sich u.a. nach seiner Sicht aus der Kooperation für das Landeskirchliche Archiv Stuttgart: der Ausbau des virtuellen Lesesaals zu einem Zentrum für Familienforschung, Teilhabe am technischen Know-How der Firma, und finanzielle Gewinne zur Teilfinanzierung kostenintensiver archivischer Kernaufgaben. Da personenbezogene Recherchen auch von Wissenschaftlern und Heimatforschern selbst im gebührenpflichtigen Angebot von MyFamily durchzuführen wären, brauchte das Archiv in diesen Recherchebereich keine Personalkapazität mehr zu investieren. Diesen Chancen stellte er die Risiken des Benutzerverlusts, der Unkenntnis der Geschäftspraxis von MyFamily und des Verlusts von Indices und Digitalisaten bei Vertragsende oder einem Konkurs gegenüber. Vollkommen unklar ist die Entwicklung, wenn die Rahmenbedingungen sich verändern sollten. Diese Risiken ließen sich durch geeignete Vertragskomponenten absichern. Die beste Lösung wäre eine Vertragsrichtlinie des Verbandes kirchlicher Archive.
Als Alternativen schlug Herr Fink vor: regionale Kooperationen mit den jeweiligen genealogischen Vereinen oder der Genealogical Society, oder die Gründung einer GmbH durch die kirchlichen Archive nach dem Vorbild von MyFamily.

Herr Jürgensen stellte im nächsten Referat den Open Access zu Kirchenbuchdaten im Alltag vor. In der bayerischen Landeskirche hatte eine fränkische Gemeinde Kirchenbücher bis einschließlich des Jahres 1944 ohne Wissen des Landeskirchlichen Archivs Nürnberg in das Internet einstellen lassen. Die Trägerin, die „AG Kirchenbuch virtuell“ hat die Unterstützung des zuständigen Dekans und wird politisch gefördert. Dem Landeskirchlichen Archiv Nürnberg gelang es durchzusetzen, dass das Einscannen der Kirchenbücher vertraglich geregelt wurde. Alle Masterscans müssen an das Landeskirchliche Archiv Nürnberg abgegeben werden. Die Nutzung der Digitalisate ist nur im Rahmen der landeskirchlichen Bestimmungen möglich.
Damit sich derartige Entwicklungen nicht wiederholen, das Internet uns nicht mitsamt unseren Ordnungsvorstellungen „hinwegspült“, riet Herr Jürgensen zu einem gemeinsamen virtuellen Lesesaal der kirchlichen Archive. Er nimmt unter den Kirchenarchivaren „Angst vor der Freiheit“ wahr.

Das Landesarchiv NRW betrachtet E-Science als „eine große Chance für Archive auch im Hinblick auf ihre öffentliche Wahrnehmung“, so Frau Dr. Joergens, Staats- und Personenstandsarchiv Detmold, in ihrem Vortrag „Open Access zu Personenstandsbüchern – Digitalisierungsprojekte des Landesarchivs NRW“. „Open Access“ ist aber auch Familienforschern zu ermöglichen, weil die Archivgesetze den Zugang zu Archivgut für alle festschreiben. Vor diesem Hintergrund erläuterte Frau Dr. Joergens detailliert die konkreten Schritte und Regelungen zu den beiden Editionsprojekten und ihre bisherigen Erfahrungen. Nennenswerter finanzieller Gewinn wird nicht erwartet. Auch dieser Vortrag steht bereits zum Download zur Verfügung.

Das Landesarchiv Schwerin nahm angesichts der Streichung von zwei Dritteln seiner Mitarbeiterstellen Verhandlungen mit MyFamily.com und der Genealogischen Gesellschaft von Utah über die Digitalisierung der Volkszählungsunterlagen auf. Die Erfahrungen trug Herr Dr. Röpke vor. Digitalisate versteht er als eine andere Form der Edition. Sie gehört zu den klassischen Aufgaben der Archivare. Speichermedium sind Mikrofilme. Von ihnen wird digitalisiert. Den Auftrag erhielt MyFamily. MyFamily verfügt über die Rechte am Index, das Landesarchiv Schwerin darf die Digitalisate selbst nicht kommerziell nutzen, solange MyFamily über die exklusiven Nutzungsrechte verfügt. Diese Exklusivrechte erlöschen nach 25 Jahren. Die Indizes sind, weil sie in China erstellt werden, fehlerhaft. Die Korrekturen übernimmt das Landesarchiv. Eine wirkliche Kontrollmöglichkeit über den Umgang mit „seinen“ Daten hat das Landesarchiv Schwerin nicht.

An der Abschlussdiskussion beteiligten sich überwiegend Vertreter von Landeskirchen, in denen die Sicherungsverfilmung abgeschlossen ist und die Zustimmung der Kirchengemeinden zu einer Digitalisierung ihrer Kirchenbücher offenbar nicht eingeholt werden muss. Digitalisierungslösungen für Einzelkirchen erschienen weniger wünschenswert. Stattdessen solle die Verbandsleitung ggf. Verhandlungen führen. Als Hauptkriterium hielt Herr Dr. Eibach, Kirchenamt der EKD, im Sinne der meisten Anwesenden die Beachtung des Datenschutzes fest. Daraus ergibt sich, dass keine Daten Dritten zur Digitalisierung überlassen werden können. Herr Dr. Otte als Vorsitzender der Arbeitsgemeinschaft der Archive und Bibliotheken in der evangelischen Kirche hielt fest, dass die Mitgliederversammlung in dieser Angelegenheit beraten wird. Die Verbandsleitung soll bis zur Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft vom 24.-26. April 2007 in Ebernburg Lösungswege erarbeiten und dort vorstellen. Frau Dr. Wischhöfer als Verbandsleiterin hat die Voten der Archivleiter und -leiterinnen für die Sitzung der erweiterten Verbandsleitung am 13. November bereits abgefragt.

3./16. November 2006
Carlies Maria Raddatz / Hr

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